האתגר
מה עמד לפני Keeper?
Keeper עבדה עם לקוחות ארגוניים שדרשו אישורים מרובי-שלבים לכל מסמך ייעודי. כל מסמך עבר 5 מאשרים בסדר קבוע, אך תהליך ההפצה היה ידני במייל. מסמכים נתקעו אצל מאשר ישן, גרסאות השתבשו, ועיכובים בצנרת האישורים עיכבו פרויקטים ארגוניים שלמים.
הפתרון
מה בנינו
בנינו workflow אישור דיגיטלי עם n8n: מסמך שעולה מופנה אוטומטית למאשר הראשון. לאחר אישור/דחייה — המסמך עובר אוטומטית לשלב הבא עם כל ההיסטוריה. תזכורות אוטומטיות נשלחות למאשרים שלא הגיבו ב-4 שעות. גרסה אחת ויחידה של כל מסמך עם audit trail מלא.
תוצאות
מה השגנו יחד
✓מחזור אישור מסמך ממוצע ירד מ-10 ימים ל-24 שעות
✓שגיאות גרסה (מסמך שגוי שאושר) בוטלו לחלוטין
✓40% ירידה בשעות ניהול שעוסקות במעקב אחרי אישורים תקועים